Blog de Bibliotecología

En el artículo anterior “catalogación por copia,” se explicó los distintos estándares de intercambio de datos, así también, el estándar de descripción bibliográfica utilizado, los estándares de indización y la necesidad de que todas las entidades participantes en la catalogación por copia respeten dichos estándares. En este artículo se explicará, los procesos de búsqueda, cómo comparar registros con el ítem en mano (machine-matching). No se explicará según Software debido a la variedad de ellos.

Búsqueda de un registro. La búsqueda se debe de hacer tomando en cuenta las normas de descripción bibliográfica, en este caso, las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2a ed., rev. 2005. Se deben de utilizar términos claves tomados de una fuente correcta del ítem. Estos términos son obtenidos de “la fuente prescrita de información,” para el tipo de material.

Se debe de pensar en obtener los mejores términos de búsqueda debido a que algunos términos funcionarían mejor para un material que para otro. También se pueden realizar búsquedas avanzadas tomando en cuenta dos o más áreas de descripción bibliográficas, por ejemplo, el título propiamente dicho y los datos de publicación, distribución, etc., o buscando en campos trazados como el autor de la obra, inclusive combinación de ambos.

En las búsquedas se tiene que estar familiarizado con las herramientas bibliográficas con las que se trabaje, por ejemplo, probablemente lo que funciona en un sistema no funciona para otro y viceversa. No se debe olvidar tomar a consideración: el uso de las mayúsculas o minúsculas (case-sensitive), si buscas con guiones o sin guiones en el ISBN, LCCN o depósito legal, si se omite o no una puntuación (e.g. apóstrofes, comas, etc.), si el sistema acepta artículos iniciales o se deben de omitir y si utilizan un vocabulario controlado o no.

Machine-Matching o correspondencia de un registro. Una vez que se ha encontrado un registro, se debe decidir si tiene correspondencia EXACTA con el ítem en mano. Lo primero que se debe aplicar, es la “búsqueda de diferencias;” cuando se busca con los términos apropiados, el sistema puede mostrar un registro o varios registros, pero el catalogador debe de probar que no hay una diferencia del registro conforme el ítem. Para esto, el personal que realiza la catalogación por copia debe de tener conocimientos de catalogación para poder hacer una correspondencia exacta y copiar el registro adecuado. Existen algunas pautas básicas de diferencias menores entre el ítem y un registro que se enumeran a continuación: 1) El ítem descrito por el registro es realmente diferente; 2) El registro es un registro CIP; 3) Las diferencias son porque se han cometido errores en la catalogación del registro; 4) Las diferencias son por las distintas prácticas de catalogación.

Cuando se hace una comparación de un registro con el ítem, el catalogador debe de buscar una combinación de elementos, en dicha combinación, el catalogador puede decidir que un registro es de no-correspondencia por un solo campo de MARC21, por varios campos o por la ausencia de campos.

Pasos Generales para Realizar una Catalogación por Copia.

Los pasos que se dan a continuación son especialmente para libros, que son los materiales más comunes en una biblioteca.

Paso 1. Busque en su propio sistema para ver si la biblioteca posee una copia del ítem, si la posee, solo adhiera una copia en los fondos o copia de inventario, si no, siga el paso 2.

Paso 2. Si encuentra un registro que concuerde con el registro, el catalogador no debe de olvidar de buscar diferencias según los criterios de correspondencia (ver más adelante).

Paso 3. Si no existe un registro que corresponda con exactitud, clone, edite y cree un nuevo registro de uno preexistente.

Criterios de correspondencia.

1. Compruebe que le registro no es un registro CIP. El leader en la posición 17 (000/17 Encoding level) si esta colocado en “8” es un CIP. Otros signos es que se encuentre presente el campo 263 (Project data of publication y; el campo 300 no tiene páginas y medidas solo lo siguiente “p. cm.”
2. Forma del ítem (008/23). Tenga cuidado en la forma del ítem con los código ‘a,’ ‘b,’ ‘c’ (microformas), ‘d’ (en tipografía mayor), ‘r’ (fotocopia), ‘s’ (recurso electrónico).
3. El ISBN (020) debe coincidir y estar presente en el ítem. Para de libros de EE.UU. debe confirmarse el LCCN con el CIP del libro.
4. Diferencias en el campo 245, especialmente el subcampos $a Título propiamente dicho, $n Número de la parte y $p Parte o suplementos. Tome en cuenta los errores de ortografía, palabras capitalizadas y abreviadas incorrectamente, artículos no colocados y título tomado de fuentes equivocadas, por ejemplo, de la cubierta y no de la portada.
5. La Designación General del Material (245 $h) es distinta a la del ítem en mano. También verifique el campo 300$a para la Designación Específica del Material (DEM).
6. Los títulos paralelos y otra información sobre el título (245 $b) son distintos o están en el registro y en el ítem no.
7. La mención de responsabilidad (245 $c) es diferente o no se encuentra mencionada en el ítem o se tomo de fuentes equivocadas.

1. Los campos trazados 1XX/7XX, se deben revisar si existe el campo 245 $c, si no existe tenga cuidado con notas generales 500, Seudónimos y menciones en los títulos.

1. La mención de edición (250 $a) debe de coincidir ya sea en números (1a ed.) o letras (ed. pbk., Club). Se debe tener especial cuidado con las reimpresiones, estas no se deben colocar en 250 $a, por ejemplo, si se tiene una reimpresión especifíquelo en una nota local para un sistema de biblioteca unitario o en los fondos para sistemas de varias bibliotecas.
2. La responsabilidad de la mención de edición (250 $b) no esta presente, difiere del ítem en mano o el ítem no tiene mención y el registro tiene una.
3. Publicador o editorial (260 $b) se debe verificar que sea la misma editorial y que no existe un cambio de nombre. También se debe observar que existan diferentes editoriales y cual es la predominante según las reglas de Catalogación.
4. La ciudad de publicación (260 $a) debe coincidir, se debe estar atento a múltiples ciudades que aparecen en el registro y comparar en el ítem, además se debe comparar el lugar de agencia que catalogó el material, por ejemplo un libro que posee como ciudad principal México, D.F. y al mismo tiempo aparece una ciudad de Colombia, y la entidad que catalogó el material está en Colombia, las reglas dan la opción de adherir la ciudad de la agencia catalogadora.
5. La fecha de publicación del ítem (260 $c) debe coincidir con el ítem, ya sea fecha de publicación, impresión en corchetes, copyright o diferencia en el contenido impreso. Puede existir una indiferencia de fechas debido a la interpretación de las reglas en la catalogación.
6. La extensión del ítem (300 $a) debe verificarse la Designación Específica del Material (DEM) (e.g. 1 vol. vs. varios vols., etc.) o si esta en tipografía mayor, un sistema táctil (braille) o es una impresión regular o la paginación cambia. Debe de estarse atento cuando existan diferencias por interpretación de las reglas de catalogación o por errores de catalogación, por ejemplo, el catalogador no se dio cuenta de las páginas preliminares en romano o no incluyó las láminas, etc.).
7. El tamaño del ítem debe coincidir (300 $c) al no ser que el material en nuestra biblioteca este encuadernado localmente. El material acompañante (300 $e) debe de ser igual, al no ser que el que posee nuestra biblioteca le falten hojas, o el distribuidor se le olvidó incluirlo, etc.
8. La serie (4XX) debe de ser igual en la mención del título y mención de numeración. Debe de tenerse en cuenta que pueden haber errores de capitalización, abreviaturas, capitalización o al catalogador se le olvidó incluir un ISSN, mención de responsabilidad, títulos paralelos, etc. Puede haber interpretaciones distintas de las reglas también. Otro problema es cuando los registros que todavía usen 440 (registros después de la decisión tomada por MARBI), los registros actuales solamente usan 490 con 8XX.
9. La nota de lenguaje (500/546) debe de ser igual al del ítem.
10. Se debe de tener cuidado con las notas de descripción física (500) que afecten el uso del ítem, o si la nota es necesaria y no esta presente o si la nota esta presente y no es aplicable, e.g., hojas de tela y no plastificadas.
11. Se debe tener cuidado con el contenido del libro (505) que no exista un cambio y compararlo con la edición, pueda que la reimpresión de una edición contenga cambios en las placas de impresión y sea esta una revisión.
12. Las notas de reproducción (533) se debe tener especial cuidado debido a que la nota sea diferente en los detalles contenidos o la nota es necesaria y esta ausente o esta presente pero no aplica al ítem.

Referencias bibliográficas.

 Fritz, Deborah A. Cataloging with AACR2 & MARC21: For Books, Electronic Resources, Sound Recordings, Videorecordings, and Serials. Chicago: American Library Association, 2007.

 Manual OCLC bibliográfico y de formato. “Cuando ingresar un nuevo registro” <http://www.oclc.org/bibformats/es/input/>

La catalogación por copia puede ser definida como “… el uso de la información catalográfica desde herramientas bibliográficas nacionales tales como OCLC. Los registro bibliográficos son copiados de esta fuente, en vez de crear registros originales por la biblioteca.” Joan M. Reitz lo define como “la adaptación de un pre-existente registro bibliográfico (usualmente encontrado en … [una] base de datos bibliográfica) que concuerde con las características del ítem en mano, con modificaciones y correcciones de errores obvios y de menor ajustamiento que refleje las prácticas locales de catalogación aceptadas…”

La catalogación por copia es aquella que necesita de ciertos estándares para poder ser efectuada, dichos estándares fueron pensados en la unificación de la transferencia de datos sin pérdidas de caracteres entre sistemas. El estándar principal de transferencia de datos utilizado es el ISO 2709 desarrollada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), y que a su vez, fue adquirido y modificado por el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares junto con National Information Standards Organization, ANSI/NISO respectivamente, y reconvertido en el estándar Z39.2 que común mente se le suele llamar formato MARC (MAchine-Readable Cataloging, Catalogación Legible por Máquina). El formato fue inventado por Henriette Davidson Avram (7 de octubre, 1919 – 22 de abril, 2006) un programador de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos quien desarrolló el formato a principios de los sesentas.

Una mejor consolidación del formato MARC se dio hasta que la Biblioteca del Congreso y la Biblioteca Nacional de Canadá lograran combinar sus formatos (USMARC y CAN/MARC respectivamente) y consiguieran el MARC del siglo 21 o común mente llamado como MARC 21; dicho formato fue publicado libremente para la comunidad internacional. MARC 21 esta basado en el estándar Z39.2 para que los usuarios de diferentes productos de software puedan intercambiar datos entre si, además, posee dos tipos de codificación de caracteres, MARC-8 basado en la ISO 2022 y Unicode basado en UTF-8, ambas codificaciones pueden representar varios tipos de caracteres (incluyendo caracteres especiales) para distintos lenguajes. El contenido de los datos en los elementos de MARC 21 están definidos por estándares que fueron concebidos afuera del formato, tales códigos son las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2a ed., los Encabezamientos de la Biblioteca del Congreso (LC Subject Headings), Los Encabezamientos de Medicina (MeSH), Las Listas para Encabezamientos de Bibliotecas (LEMB), tesauros, etc.

Actualmente existen otros estándares implementados para el compartimiento de registros, tales como, el MARCXML, el Esquema de Metadatos para la Descripción de Objetos (MODS, Metadata Object Description Schema) y el Esquema de Metadatos para la descripción de Autoridades (MADS, Metadata Authority Description Schema); estos estándares, están basados en el Lenguaje Extensible de Marcas (XML, EXtensible Markup Languaje) y están siendo desarrollados por la Biblioteca del Congreso.

Existe un estándar más dinámico y de mayor uso en los Sistemas Integrados de Bibliotecas (ILS, Integrated Library Systems), por su sencillez para realizar una búsqueda y por la rápida exportación de registros en línea, este es el protocolo de cliente-servidor Z39.50, dicho protocolo permite al staff de catalogadores hacer una búsqueda para un ítem en bases de datos remotas, permitiendo poder incorporar el registro a la base de datos local, dando la ventaja de realizar la catalogación por copia en unos pocos minutos. Esto es de mucha importancia debido a que si un catalogador comenzara a realizar una Descripción Bibliográfica para un ítem, tardaría (depende de la complejidad del ítem en mano) al menos una hora sin incluir los registros de autoridades, al mismo tiempo, tiene la primacía de hacer la catalogación por copia en línea, es decir, no se necesita descargar filas al computador para posteriormente ser cargadas en la base de datos local como sucede con los demás formatos de intercambio (Z39.2, MARCXML, MODS, MADS).

Existen muchos obstáculos en países en subdesarrollo para poder poner en práctica este tipo de catalogación no siendo muy ejercida y las bibliotecas que lo ejecutan son muy pocas, debido a las siguientes circunstancias: a) los bibliotecarios no conocen este tipo de catalogación, b) las bibliotecas usan sus propias bases de datos utilizando formatos de intercambio catalográficos que no son muy difundidos, tal es el caso de CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe) o REPIDISCA (Red Panamericana de Información en Salud Ambiental), etc., c) utilizan programas que no usan los estándares y manipulan sus propias bases de datos sin respetar formatos de intercambio, d) las bibliotecas utilizan programas que al parecer usan estándares pero que sus vendedores han irrespetado por completo la normalización, tal es el caso de sistemas que hacen alusión a que poseen el formato MARC 21 pero no se pueden utilizar para intercambiar información, o sea, no utilizan el formato Z39.2 ni mucho menos el estándar del protocolo cliente-servidor Z39.50 y e) los programas que utilizan las normativas son de elevados costos.

De acuerdo a la definición –mencionada en el primer párrafo– en El Salvador, no se posee un ente nacional (como es el caso de OCLC) o una entidad conformada de cooperantes, que contenga registros en español utilizando las Reglas de Catalogación Angloamericana, 2a edición (RCA2) y que respete los formatos de intercambio como los son MARC 21 y subsidiarios. Muchas veces las bibliotecas poseen libros nacionales, españoles e hispanoamericanos y si se desea realizar un proceso de catalogación por copia para tales materiales se encuentra con la dificultad de la incompatibilidad entre formatos catalográficos y, como es en el caso de las bibliotecas españolas y de bibliotecas que utilizan CEPAL o RAPIDISCA, no usan las RCA2 para conformar sus registros.

La utilidad de la catalogación por copia se ve reflejada en la rapidez del procesamiento del ítem para la pronta colocación a disposición del usuario de la biblioteca ahorrando tiempo y esfuerzos por parte de los catalogadores, asimismo, ayuda a una colaboración, en materia de la catalogación, entre las instituciones que dispongan ser cooperantes y/o con las instituciones nacionales que contengan bases de datos catalográficas.